Zipファイル機能の活用~効率的かつ安全にデータを共有しよう ~

最終更新: 公開:

シアトル マリナーズ ビンテージ ヴィンテージ スリーブ 青色 ブルー 半袖 【 VINTAGE SLEEVE UNBRANDED REYN SPOONER ROYAL BUTTONUP SHIRT MNS BLUE 】では、
・タスクやスケジュールをまとめて管理できる。
・メンション機能を使えば、チームの仕事の効率化を図ることができる。

など、メールの送受信だけではない、Outlookの便利な使い方について紹介しました。Outlookは多くの会社で使われているメールソフトのひとつですが、仕事では、メールにファイルを添付する場面が多いです。

そのとき、

「ファイルのサイズが大きくて一度に送れない」
「複数のファイルをまとめて送りたいんだけど……」

といった経験をしたことはありませんか?

また、最近では、会社のコンプライアンス体制を問われることが多く、特に個人情報には注意を払うことが必要です。

今回は、そんな悩みを解消してくれるZipファイル機能を紹介します。

この記事の目次

なぜZipファイルなのか?

Zipファイル機能とは、
ファイルやフォルダを圧縮すること
複数のファイルを圧縮してひとつにまとめること」です。

Zipファイル機能を使うメリットを3つ説明します。

共有がしやすい

複数のファイルをまとめることができるので、メールで送るときに共有しやすくなります。

ファイルのサイズが小さくなるので、そのデータに使う記憶域を節約することや、データの転送にかかる時間を短くすることができます。

情報を保護しやすい

Zipファイル機能は、パスワードを設定することができるので、情報セキュリティ対策としても有効です。これによって、ヘニーベア Henney Bear HW-045 テディベア柄 ゴブラン 2WAY スマホ ポシェット ミニ ショルダーバッグ お財布 ウォレットことができます。

最近は、会社で情報セキュリティ対策を義務化しているところがほとんどです。会社のコンプライアンスに厳しくなっている今の時代において、パスワード付きZipファイル機能の利用は欠かせないともいえるでしょう。

パスワード付きZipファイル機能を利用することで、大事な仕事のデータも安心して共有することができます。

パスワード付きzipファイルでデータを共有することは、情報保護に注意を払っているという姿勢を相手に示すことになります。結果として、仕事相手や他社からの信頼を得ることにつながります

使いやすい

Zipファイル機能は様々なOSに対応しているので、基本的に相手の作業環境に関係なく、Zipファイルでデータを共有することが可能です。

また、ファイルの圧縮と解凍を行う機能は、Windowsの標準機能として備わっています。

必要なソフトウェアをインストールしよう

Windows8以降は、パスワードを設定する機能が削除されてしまったため、パスワードを設定してファイルを圧縮したい場合、専用のソフトウェアをインストールしなければなりません。

パスワードを設定しない場合は、ファイルの圧縮や解凍のために、専用のソフトウェアをインストールする必要はありません。ただ、パスワードなしで圧縮や解凍を行う場合でも、専用のソフトウェアを利用すると、より簡単に行うことができます。

今回は、フリーソフト「Lhaplus」を例に紹介します。

Lhaplusのインストール方法

1.下記URLをクリックして、Lhaplusのインストールファイルをダウンロードしましょう。

プレイウッド/PlayWood キーボードマレット 硬さ:VS(ベリーソフト) M-1047 (本竹柄) 吉岡孝悦モデル

  1. インストールを続けるために、そのまま「次へ」をクリックします。

【送料無料】【無料健康相談 対象製品】試験的切除鉗子(慶大式) 130×210mm

3.インストール先を指定する画面が表示されます。インストール先を指定したい場合は、「参照」で場所を指定してから、「次へ」をクリックします。

ナカバヤシ PSX-106N システムOAデスク/1000*600*700

4.「インストール」をクリックします。

【数量限定】トール(16/11~)サイドテーブル

\ポイント5倍★22・23日限定!/ ブランティーク ホワイトアイアンフラワースタンド 縦型 送料無料 アンティーク モダン スタイリッシュ シンプル フラワースタンド 花台 プランター ガーデン インテリア 家具 天然 おしゃれ カフェ 北欧

「完了」をクリックすると、自動的に初期設定画面に移ります。

PlayWood/プレイウッド M-7011 名倉誠人モデル マリンバ用キーボードマレット

6.初期設定の確認

初期設定のままで問題ありませんが、パスワード付きzipファイルを作成するために「KAKUDAI(カクダイ)カラー横形スワン水栓(ブロンズ)7080FBP-13」のリストの「zip(pass)」にチェックが入っていることを必ず確認してから、「OK」をクリックしましょう。

USテールライト 1999年シボレーK2500郊外テールライトアセンブリ右ドーマン47958RB For 1999 Chevrolet K2500 Suburban Tail Light Assembly Right Dorman 47958RB

ファイルを圧縮しよう

まずは、パスワードなしでファイルの圧縮をしてみましょう。

ここでは、Windowsを使ったやり方と、Lhaplusを使ったやり方の2種類を紹介します。

Windowsの標準機能を利用する場合

画像は、デスクトップ上で「piture B」という名前のファイルを圧縮した例です。

1.zip圧縮したいファイルまたはフォルダを右クリックします。

2.「送る」にカーソルを合わせます。

3.「圧縮 (zip 形式)」 フォルダを選択します。

ゲイルスピード GALE SPEED リアホイール TYPE-E 600-17 11年-20年 ZX-10R 白 29470153SWQ JP店

4.新しい zip フォルダが同じ場所に同じ名前で作成されます。

フォルダ名を変更するには、新しくできたzipフォルダを右クリックし、「名前の変更」 を選択して新しい名前を入力します。

From Neighbor フロムネイバー LEDテールユニット GSX-R400 SUZUKI スズキ

Lhaplusを利用する場合

画像は、デスクトップ上で「piture B」という名前のファイルを解凍した例です。

1.zip圧縮したいファイルまたはフォルダを、デスクトップのLhaplusのアイコン上にドラッグ&ドロップします。

2圧縮形式を選択する画面が表示されるので、「zip」を選択し、「はい」をクリックします。

PlayWood/プレイウッド M-6024 加藤訓子モデル マリンバ用キーボードマレット ライト・ハード シリーズ

3.新しいzipフォルダが同じ場所に同じ名前で作成されます。

クロームパーツ Arlen Ness 13-167ケージシリーズディープカットミラー - 右 - クロム Arlen Ness 13-167 Caged Series Deep Cut Mirror - Right - Chrome

フォルダ名を変更する方法は、Windowsの場合と同様です。

PlayWood/プレイウッド XG-35 グロッケン用キーボードマレット 安江佐和子プロデュースマレット グロッケン

パスワードを設定されていないファイルの解凍を行います。

圧縮と同じように、windowsと Lhaplus両方のやり方を紹介します。

PlayWood/プレイウッド XG-35 グロッケン用キーボードマレット 安江佐和子プロデュースマレット グロッケン

画像は、デスクトップ上で「piture A」という名前のファイルを解凍した例です。

1. 解凍したいzipファイルまたはフォルダを右クリックします。

2.「すべて展開」を選択します。

(まとめ) エプソン EPSON インクカートリッジ ブラック Mサイズ ICBK90M 1個 【×3セット】

3.展開先を選択できる画面が表示されますが、特に問題ない場合はそのまま「展開」をクリックします。

SIBATA Oリング パーフロ CP-300型300℃タイプ用 φ86 〔品番:054330-3603〕[1361604]「送料別途見積り,法人・事業所限定,取寄」【代引き不可】

展開先を指定したい場合は、「参照」で場所を指定してから、「展開」をクリックします。

4.解凍されたデータが、同じ名前で同じ場所に作成されます。

PlayWood/プレイウッド XG-103 グロッケン用キーボードマレット

【10%OFFクーポン】Millefiori ミッレフィオーリ フレグランスディフューザー L アーモンドブラッシュ 500ml ナチュラル 芳香剤 メーカー品番DIF-L-034

画像は、デスクトップ上で「piture B」という名前のファイルを解凍した例です。

1. 解凍したい zip ファイルまたはフォルダを、デスクトップのLhaplusのアイコン上にドラッグ&ドロップします。

2.解凍されたデータが、同じ名前で同じ場所に作成されます。

OKI C650dnw用イメージドラム DR-C4EM マゼンタ【純正品】【2~3営業日内出荷】【送料無料】【SALE】

パスワード付きでzipファイルの圧縮や解凍をしてみよう

パスワードつきのzipファイルを扱う場合、圧縮、解凍ともに専用のソフトウェアを使う必要があります。引き続き、フリーソフトLhaplusを使って、ファイルの圧縮と解凍を行うことにします。

PlayWood/プレイウッド XG-35 グロッケン用キーボードマレット 安江佐和子プロデュースマレット グロッケン

画像は、デスクトップ上で、picture Aのファイルをパスワード付きで圧縮した例です。

1. パスワードを設定しない場合と同様に、zip圧縮したいファイルまたはフォルダを、デスクトップのLhaplusのアイコン上にドラッグ&ドロップします。

2.圧縮形式を選択する画面が表示されるので、「zip(pass)」を選択して、「はい」をクリックします。

(業務用10セット) 【 純正品 】 EPSON エプソン インクカートリッジ 【ICLC70 ライトシアン】

3.「’ファイルまたはフォルダ名zip’に設定するパスワードを入力してください」という画面が表示されるので、自分で適当なパスワードを設定します。

【中古】 長財布 ファスナー付き長財布 GGキャンバス 244946 ベージュ×ブラウン×シルバー 在庫一掃 男性 女性 ブランド 送料無料 おしゃれ 夏 ラスト1点 Q275

このとき作成したパスワードは、Zipファイルと別々のメールで送らなければならないことに注意しましょう。

そうすることによって、万が一Zipファイルを添付したメールを誤送信してしまっても、パスワードがない限り、第三者はZipファイルをみることができなくなります。

パスワード付きのzipファイルを解凍しよう

画像は、「picture A」という名前のパスワード付きZipファイルを、デスクトップ上に解凍した例です。

1.解凍したいzipファイルをデスクトップのLhaplusのアイコン上にドラッグ&ドロップします。

2.パスワード入力画面が表示されるので、別メールで送られてきたパスワードをここで入力します。

PlayWood/プレイウッド M-902B バスマリンバ用キーボードマレット

3.解凍されたファイルが同じ場所に新たに作成され、ファイルを見ることができるようになります。

【1/24~28お買い物マラソン限定★ポイント10倍】MINIMAL WORKS ミニマルワークス Edison Lantern GOLD エジソンランタン MGLI-EL001-GO0GD 【ガス/アウトドア/キャンプ/防災/灯り】

今回は、仕事のメールをさらに快適にするZipファイル機能を紹介しました。

Zipファイルを使えば……
・ファイルの数やサイズを気にせず、まとめて送ることができる。
→まとめて共有するので、送り手も確認する相手も手間が省ける!

タートルネック 綿100 メンズ 変形 トップス トレーナー 大きいサイズ ビッグシルエット 長袖 ドロップショルダー スエット スウェット ハイネック カットソー 燕尾風 春 春服 秋 秋服 冬 冬服 おしゃれ 個性派ファッション 個性派モード 衣装 新品 ゴシック ヴィジュアル系
→情報保護もバッチリ!

ただし、パスワード付きでファイルを圧縮するには、専用のソフトウェアが必要なので、注意しましょう。そして、パスワードは作成したZipファイルとは別のメールで送ることが重要です。

また、パスワードなしで圧縮や解凍を行う場合でも、フリーソフトLhaplusを使ったほうが簡単なので、これをきっかけにLhaplusをインストールすることをおすすめします。

インマーク Minlight ストリングライト LED トナカイ - アペックス

フォーム作成クラウドサービス「Formzu(フォームズ)」を運営しているフォームズ株式会社です。
オフィスで働く方、ホームページを運営されている皆様へ
仕事の効率化、ビジネススキル、ITノウハウなど役立つ情報をお届けします。
  • 【初めての方へ】Formzuで仕事の効率化
  • 【初めての方へ】メールフォームについて
【 小皿 セット 5枚組 】 織部野菜手造り小皿 ピーマン ×5枚 【日本製/電子レンジ対応/陶器/食器/和食器/業務用/飲食店/料理店/ホテル/旅館/家庭用/日常使い/キッチン用品/来客用/正月/記念日/特徴のある形/お皿/たれ皿/しょうゆ皿/醤油皿/薬味皿/取り皿/皿】
ISADUBAI.COM RSS