Zipファイル機能の活用~効率的かつ安全にデータを共有しよう ~

最終更新: 公開:

伸縮ゲートレイオス3型 H14 両開き親子 アルミカラー[12-44W-5215~5564]YKKap ペットフェンス 犬 ペットガードタイプ カーテンゲート 伸縮門扉 垂直 PGA-3では、
・タスクやスケジュールをまとめて管理できる。
・メンション機能を使えば、チームの仕事の効率化を図ることができる。

など、メールの送受信だけではない、Outlookの便利な使い方について紹介しました。Outlookは多くの会社で使われているメールソフトのひとつですが、仕事では、メールにファイルを添付する場面が多いです。

そのとき、

「ファイルのサイズが大きくて一度に送れない」
「複数のファイルをまとめて送りたいんだけど……」

といった経験をしたことはありませんか?

また、最近では、会社のコンプライアンス体制を問われることが多く、特に個人情報には注意を払うことが必要です。

今回は、そんな悩みを解消してくれるZipファイル機能を紹介します。

この記事の目次

なぜZipファイルなのか?

Zipファイル機能とは、
ファイルやフォルダを圧縮すること
複数のファイルを圧縮してひとつにまとめること」です。

Zipファイル機能を使うメリットを3つ説明します。

共有がしやすい

複数のファイルをまとめることができるので、メールで送るときに共有しやすくなります。

ファイルのサイズが小さくなるので、そのデータに使う記憶域を節約することや、データの転送にかかる時間を短くすることができます。

情報を保護しやすい

Zipファイル機能は、パスワードを設定することができるので、情報セキュリティ対策としても有効です。これによって、バイク用品 タイヤ ホイールピレリ PIRELLI DIABLO ROSSO3 180 55ZR17 M C 73W TL2635500 8019227263558取寄品ことができます。

最近は、会社で情報セキュリティ対策を義務化しているところがほとんどです。会社のコンプライアンスに厳しくなっている今の時代において、パスワード付きZipファイル機能の利用は欠かせないともいえるでしょう。

パスワード付きZipファイル機能を利用することで、大事な仕事のデータも安心して共有することができます。

パスワード付きzipファイルでデータを共有することは、情報保護に注意を払っているという姿勢を相手に示すことになります。結果として、仕事相手や他社からの信頼を得ることにつながります

使いやすい

Zipファイル機能は様々なOSに対応しているので、基本的に相手の作業環境に関係なく、Zipファイルでデータを共有することが可能です。

また、ファイルの圧縮と解凍を行う機能は、Windowsの標準機能として備わっています。

必要なソフトウェアをインストールしよう

Windows8以降は、パスワードを設定する機能が削除されてしまったため、パスワードを設定してファイルを圧縮したい場合、専用のソフトウェアをインストールしなければなりません。

パスワードを設定しない場合は、ファイルの圧縮や解凍のために、専用のソフトウェアをインストールする必要はありません。ただ、パスワードなしで圧縮や解凍を行う場合でも、専用のソフトウェアを利用すると、より簡単に行うことができます。

今回は、フリーソフト「Lhaplus」を例に紹介します。

Lhaplusのインストール方法

1.下記URLをクリックして、Lhaplusのインストールファイルをダウンロードしましょう。

キヤノン インクタンクBCI-381s+380s/6MP 6色マルチパック(小容量) 2344C004 1箱(6個:各色1個)

  1. インストールを続けるために、そのまま「次へ」をクリックします。

ウルフガルテン:アンビル剪定はさみL RS4000

3.インストール先を指定する画面が表示されます。インストール先を指定したい場合は、「参照」で場所を指定してから、「次へ」をクリックします。

上品 送料無料 メンズ 2点セットスーツ 韓国風 ビジネス 花婿の介添え 入学式 スリムスーツ 結婚式 オシャレフォーマル 紳士用 カジュアルスーツ 通勤 成人式 20代30代40代 宴会 ジャケット+パンツ

4.「インストール」をクリックします。

シャープ 業務用 プラズマクラスター 交換用イオン発生ユニット IZ-C820

アンティグア メンズ パーカー・スウェット アウター Antigua Men's New York Jets Vanquish Green Quarter-Zip Pullover

「完了」をクリックすると、自動的に初期設定画面に移ります。

【5個セット】BCI-371XL+370XL/6MP 6色セット キヤノン用 互換インク 増量 ICチップ有(残量表示機能付) Canon 互換インクbci370 371 ピクサス

6.初期設定の確認

初期設定のままで問題ありませんが、パスワード付きzipファイルを作成するために「長財布 メンズ ラウンドファスナー 本革 スヌーピー 赤 イエロー おしゃれ 革 牛革 カード入れ 多い キャラクター SNOOPY PEANUTS ピーナッツ NO.73001 レインボー BEAGLE ROAD 上質 送料無料 NPU」のリストの「zip(pass)」にチェックが入っていることを必ず確認してから、「OK」をクリックしましょう。

和調 のり無し壁紙 サンゲツ FE-6258 92cm巾 50m巻

ファイルを圧縮しよう

まずは、パスワードなしでファイルの圧縮をしてみましょう。

ここでは、Windowsを使ったやり方と、Lhaplusを使ったやり方の2種類を紹介します。

Windowsの標準機能を利用する場合

画像は、デスクトップ上で「piture B」という名前のファイルを圧縮した例です。

1.zip圧縮したいファイルまたはフォルダを右クリックします。

2.「送る」にカーソルを合わせます。

3.「圧縮 (zip 形式)」 フォルダを選択します。

ポイント最大25倍!! TIGER サハラビッグ MAB-K300XC 【SS4904710422168】

4.新しい zip フォルダが同じ場所に同じ名前で作成されます。

フォルダ名を変更するには、新しくできたzipフォルダを右クリックし、「名前の変更」 を選択して新しい名前を入力します。

部品屋K&W フロントフェンダー 汎用

Lhaplusを利用する場合

画像は、デスクトップ上で「piture B」という名前のファイルを解凍した例です。

1.zip圧縮したいファイルまたはフォルダを、デスクトップのLhaplusのアイコン上にドラッグ&ドロップします。

2圧縮形式を選択する画面が表示されるので、「zip」を選択し、「はい」をクリックします。

Canon キヤノン インクタンクBJI-P211 マゼンタ(4P)染料ブラック、14.5ml、4個/箱 9034B001【純正品】☆送料無料☆

3.新しいzipフォルダが同じ場所に同じ名前で作成されます。

【純正品】 EPSON エプソン インクカートリッジ/トナーカートリッジ 【LPC4T11C シアン】 ETカートリッジ 送料無料!

フォルダ名を変更する方法は、Windowsの場合と同様です。

(業務用10セット) 【純正品】 EPSON エプソン インクカートリッジ 【ICM69 マゼンタ】_送料無料 インクカートリッジ

パスワードを設定されていないファイルの解凍を行います。

圧縮と同じように、windowsと Lhaplus両方のやり方を紹介します。

(業務用10セット) 【純正品】 EPSON エプソン インクカートリッジ 【ICM69 マゼンタ】_送料無料 インクカートリッジ

画像は、デスクトップ上で「piture A」という名前のファイルを解凍した例です。

1. 解凍したいzipファイルまたはフォルダを右クリックします。

2.「すべて展開」を選択します。

ゼロックス ApeosPort Print C5570/C4570用トナーカートリッジ CT203412 マゼンタ【純正品】【翌営業日出荷】【送料無料】【SALE】

3.展開先を選択できる画面が表示されますが、特に問題ない場合はそのまま「展開」をクリックします。

トライペット グリーンビーフトライプ ダック&サーモン 340g×12缶 ペットカインド ▼g ペット フード 犬 ドッグ 缶詰 ウェット PetKind 送料無料

展開先を指定したい場合は、「参照」で場所を指定してから、「展開」をクリックします。

4.解凍されたデータが、同じ名前で同じ場所に作成されます。

【純正品】 Canon キャノン インクカートリッジ/トナーカートリッジ 【PFI-102MB MBK ブラック】

【ポイント最大29倍★1/24~28】PMC バイク オイルクーラー 銀サーモ付ラウンドO/C9-10ZEP750STD黒コア/ホース 137-1714-5021

画像は、デスクトップ上で「piture B」という名前のファイルを解凍した例です。

1. 解凍したい zip ファイルまたはフォルダを、デスクトップのLhaplusのアイコン上にドラッグ&ドロップします。

2.解凍されたデータが、同じ名前で同じ場所に作成されます。

HIKARI/光 ステンレスロール巻粘着付 HS6201T

パスワード付きでzipファイルの圧縮や解凍をしてみよう

パスワードつきのzipファイルを扱う場合、圧縮、解凍ともに専用のソフトウェアを使う必要があります。引き続き、フリーソフトLhaplusを使って、ファイルの圧縮と解凍を行うことにします。

(業務用10セット) 【純正品】 EPSON エプソン インクカートリッジ 【ICM69 マゼンタ】_送料無料 インクカートリッジ

画像は、デスクトップ上で、picture Aのファイルをパスワード付きで圧縮した例です。

1. パスワードを設定しない場合と同様に、zip圧縮したいファイルまたはフォルダを、デスクトップのLhaplusのアイコン上にドラッグ&ドロップします。

2.圧縮形式を選択する画面が表示されるので、「zip(pass)」を選択して、「はい」をクリックします。

【中古】【輸入品・未使用未開封】Toy - Board Game - The Nightmare Before Christmas - Monopoly [並行輸入品]

3.「’ファイルまたはフォルダ名zip’に設定するパスワードを入力してください」という画面が表示されるので、自分で適当なパスワードを設定します。

ヘッドライト Projector Headlamps LED Rear Brake High Mount Roof Fog Lamps 2002-2005 Ram 1500 プロジェクターヘッドランプLEDリアブレーキハイマウントルーフフォグランプ2002-2005ラム1500

このとき作成したパスワードは、Zipファイルと別々のメールで送らなければならないことに注意しましょう。

そうすることによって、万が一Zipファイルを添付したメールを誤送信してしまっても、パスワードがない限り、第三者はZipファイルをみることができなくなります。

パスワード付きのzipファイルを解凍しよう

画像は、「picture A」という名前のパスワード付きZipファイルを、デスクトップ上に解凍した例です。

1.解凍したいzipファイルをデスクトップのLhaplusのアイコン上にドラッグ&ドロップします。

2.パスワード入力画面が表示されるので、別メールで送られてきたパスワードをここで入力します。

(まとめ)キヤノン FINEカートリッジBC-360 ブラック 3709C001 1個【×2セット】

3.解凍されたファイルが同じ場所に新たに作成され、ファイルを見ることができるようになります。

ダイヤモンドペンダント/ネックレス 一粒 プラチナ Pt900台 0.1ct ダイヤネックレス 6本爪 Jカラー SI Good ソーティング済みダイヤ使用

今回は、仕事のメールをさらに快適にするZipファイル機能を紹介しました。

Zipファイルを使えば……
・ファイルの数やサイズを気にせず、まとめて送ることができる。
→まとめて共有するので、送り手も確認する相手も手間が省ける!

送料無料 スマートウール Smartwool レディース 女性用 ファッション ソックス 靴下 Herringbone Mini Boot Sock - Black
→情報保護もバッチリ!

ただし、パスワード付きでファイルを圧縮するには、専用のソフトウェアが必要なので、注意しましょう。そして、パスワードは作成したZipファイルとは別のメールで送ることが重要です。

また、パスワードなしで圧縮や解凍を行う場合でも、フリーソフトLhaplusを使ったほうが簡単なので、これをきっかけにLhaplusをインストールすることをおすすめします。

GEDORE ソケットレンチセット1/4 1500CT1‐20(855-8913)

フォーム作成クラウドサービス「Formzu(フォームズ)」を運営しているフォームズ株式会社です。
オフィスで働く方、ホームページを運営されている皆様へ
仕事の効率化、ビジネススキル、ITノウハウなど役立つ情報をお届けします。
  • 【初めての方へ】Formzuで仕事の効率化
  • 【初めての方へ】メールフォームについて
プリントヘッドHP72マゼンタ/シアン_送料無料
ISADUBAI.COM RSS