Zipファイル機能の活用~効率的かつ安全にデータを共有しよう ~

最終更新: 公開:

DIESEL ディーゼル 腕時計 メンズ メガチーフ DZ4501 シルバーでは、
・タスクやスケジュールをまとめて管理できる。
・メンション機能を使えば、チームの仕事の効率化を図ることができる。

など、メールの送受信だけではない、Outlookの便利な使い方について紹介しました。Outlookは多くの会社で使われているメールソフトのひとつですが、仕事では、メールにファイルを添付する場面が多いです。

そのとき、

「ファイルのサイズが大きくて一度に送れない」
「複数のファイルをまとめて送りたいんだけど……」

といった経験をしたことはありませんか?

また、最近では、会社のコンプライアンス体制を問われることが多く、特に個人情報には注意を払うことが必要です。

今回は、そんな悩みを解消してくれるZipファイル機能を紹介します。

この記事の目次

なぜZipファイルなのか?

Zipファイル機能とは、
ファイルやフォルダを圧縮すること
複数のファイルを圧縮してひとつにまとめること」です。

Zipファイル機能を使うメリットを3つ説明します。

共有がしやすい

複数のファイルをまとめることができるので、メールで送るときに共有しやすくなります。

ファイルのサイズが小さくなるので、そのデータに使う記憶域を節約することや、データの転送にかかる時間を短くすることができます。

情報を保護しやすい

Zipファイル機能は、パスワードを設定することができるので、情報セキュリティ対策としても有効です。これによって、ユニティーインダイバーシティー レディース サンダル シューズ Wedge Slingback Sandal CUEROことができます。

最近は、会社で情報セキュリティ対策を義務化しているところがほとんどです。会社のコンプライアンスに厳しくなっている今の時代において、パスワード付きZipファイル機能の利用は欠かせないともいえるでしょう。

パスワード付きZipファイル機能を利用することで、大事な仕事のデータも安心して共有することができます。

パスワード付きzipファイルでデータを共有することは、情報保護に注意を払っているという姿勢を相手に示すことになります。結果として、仕事相手や他社からの信頼を得ることにつながります

使いやすい

Zipファイル機能は様々なOSに対応しているので、基本的に相手の作業環境に関係なく、Zipファイルでデータを共有することが可能です。

また、ファイルの圧縮と解凍を行う機能は、Windowsの標準機能として備わっています。

必要なソフトウェアをインストールしよう

Windows8以降は、パスワードを設定する機能が削除されてしまったため、パスワードを設定してファイルを圧縮したい場合、専用のソフトウェアをインストールしなければなりません。

パスワードを設定しない場合は、ファイルの圧縮や解凍のために、専用のソフトウェアをインストールする必要はありません。ただ、パスワードなしで圧縮や解凍を行う場合でも、専用のソフトウェアを利用すると、より簡単に行うことができます。

今回は、フリーソフト「Lhaplus」を例に紹介します。

Lhaplusのインストール方法

1.下記URLをクリックして、Lhaplusのインストールファイルをダウンロードしましょう。

キヤノン インクカートリッジBCI-371BK 4549292033397(10セット)

  1. インストールを続けるために、そのまま「次へ」をクリックします。

HIUGO 2.5mm 子供ウェットスーツ 男女兼用 キッズ ウェットスーツ 子供用 水着 男の子 女の子 スイムウェア 防寒保温 上下一体 ワンピース (長袖グリーン, L)

3.インストール先を指定する画面が表示されます。インストール先を指定したい場合は、「参照」で場所を指定してから、「次へ」をクリックします。

グッドリッジ ビルドアライン フロント ブレーキホースキット T2タイプ 08年-09年 ニンジャ ZX-10R GBL20571663 JP店

4.「インストール」をクリックします。

【Ma Maison】【マ・メゾン】アクティビティー テーブルACTIVITY TABLE【カントリー】【カントリー雑貨】【カントリー調】【カントリー家具】【フレンチカントリー】

200 ハイエース ワイド | マフラーカッター【レガンス】ハイエース 200系 ワイドボディ リアバンパー Ver2用オーバルデュアルマフラーカッター+ダミーマフラー 6型スーパーロング2700G/6型スーパーロング2.8D用

「完了」をクリックすると、自動的に初期設定画面に移ります。

(業務用10セット) 【純正品】 Canon キャノン インクカートリッジ 【0371C001 BCI-370PGBK ブラック】

6.初期設定の確認

初期設定のままで問題ありませんが、パスワード付きzipファイルを作成するために「Parker ファッション ドレス Parker Womens Tangia Silk Ruffled Mini Fit & Flare Dress」のリストの「zip(pass)」にチェックが入っていることを必ず確認してから、「OK」をクリックしましょう。

【100円OFFクーポン】【送料無料】エンジェルカラーワンデー バンビシリーズ ショコラ 30枚入×4箱 ( コンタクト ワンデー カラコン エンジェルカラーワンデー バンビシリーズ ショコラ 14.4mm 益若つばさ 30枚入り 4箱セット )

ファイルを圧縮しよう

まずは、パスワードなしでファイルの圧縮をしてみましょう。

ここでは、Windowsを使ったやり方と、Lhaplusを使ったやり方の2種類を紹介します。

Windowsの標準機能を利用する場合

画像は、デスクトップ上で「piture B」という名前のファイルを圧縮した例です。

1.zip圧縮したいファイルまたはフォルダを右クリックします。

2.「送る」にカーソルを合わせます。

3.「圧縮 (zip 形式)」 フォルダを選択します。

TAIYO 油圧シリンダ 100H-2R2CA100BB100-ABAH2-Y 0

4.新しい zip フォルダが同じ場所に同じ名前で作成されます。

フォルダ名を変更するには、新しくできたzipフォルダを右クリックし、「名前の変更」 を選択して新しい名前を入力します。

HP用 HP 90A (CE390A) 互換トナー 4本セット ブラック 4個セット LaserJet Enterprise 600 M601dn LaserJet Enterprise 600 M602dn LaserJet Enterprise 600 M603dn

Lhaplusを利用する場合

画像は、デスクトップ上で「piture B」という名前のファイルを解凍した例です。

1.zip圧縮したいファイルまたはフォルダを、デスクトップのLhaplusのアイコン上にドラッグ&ドロップします。

2圧縮形式を選択する画面が表示されるので、「zip」を選択し、「はい」をクリックします。

(業務用10セット) 【 純正品 】 EPSON エプソン インクカートリッジ/トナーカートリッジ 【ICLM70L ライトマゼンタ 増量】

3.新しいzipフォルダが同じ場所に同じ名前で作成されます。

(まとめ) エプソン EPSON インクカートリッジ シアン ICC89 1個 【×3セット】 [21]

フォルダ名を変更する方法は、Windowsの場合と同様です。

【送料無料】(まとめ) 富士通 サブカセット MPP5H 黒 0325150 1本 【×5セット】 インクカートリッジ

パスワードを設定されていないファイルの解凍を行います。

圧縮と同じように、windowsと Lhaplus両方のやり方を紹介します。

【送料無料】(まとめ) 富士通 サブカセット MPP5H 黒 0325150 1本 【×5セット】 インクカートリッジ

画像は、デスクトップ上で「piture A」という名前のファイルを解凍した例です。

1. 解凍したいzipファイルまたはフォルダを右クリックします。

2.「すべて展開」を選択します。

(業務用5セット) 【純正品】 BROTHER ブラザー インクカートリッジ 【LC21EC シアン】

3.展開先を選択できる画面が表示されますが、特に問題ない場合はそのまま「展開」をクリックします。

純正品 Canon キャノン PFI-207BK インクタンク ブラック (8789B001) 目安在庫=△

展開先を指定したい場合は、「参照」で場所を指定してから、「展開」をクリックします。

4.解凍されたデータが、同じ名前で同じ場所に作成されます。

PFI-206MBK マットブラック CANON 純正インク

【中古】 タイトリスト TSi2 ドライバー TSP110 50 9度 フレックスS

画像は、デスクトップ上で「piture B」という名前のファイルを解凍した例です。

1. 解凍したい zip ファイルまたはフォルダを、デスクトップのLhaplusのアイコン上にドラッグ&ドロップします。

2.解凍されたデータが、同じ名前で同じ場所に作成されます。

MACCHERONIAN x TST Sneakers メンズ

パスワード付きでzipファイルの圧縮や解凍をしてみよう

パスワードつきのzipファイルを扱う場合、圧縮、解凍ともに専用のソフトウェアを使う必要があります。引き続き、フリーソフトLhaplusを使って、ファイルの圧縮と解凍を行うことにします。

【送料無料】(まとめ) 富士通 サブカセット MPP5H 黒 0325150 1本 【×5セット】 インクカートリッジ

画像は、デスクトップ上で、picture Aのファイルをパスワード付きで圧縮した例です。

1. パスワードを設定しない場合と同様に、zip圧縮したいファイルまたはフォルダを、デスクトップのLhaplusのアイコン上にドラッグ&ドロップします。

2.圧縮形式を選択する画面が表示されるので、「zip(pass)」を選択して、「はい」をクリックします。

【品質保証書付】 トレーディングカード Matt Carpenter 2017 TOPPS トリプルスレッド MEM/AUTO 5/10 カード #TTAR - MC4- show original title

3.「’ファイルまたはフォルダ名zip’に設定するパスワードを入力してください」という画面が表示されるので、自分で適当なパスワードを設定します。

【受注生産 納期約5週間 変更・キャンセル不可】 okamura/岡村製作所【メーカー直送代引不可】 【Contessa II seconda】小型可動ヘッドレスト 可動肘 座:クッション ベージュ CC8CGE-FPC7 【同梱不可】 【沖縄・九州・北海道・離島お届け不可/配送時間指定不可】

このとき作成したパスワードは、Zipファイルと別々のメールで送らなければならないことに注意しましょう。

そうすることによって、万が一Zipファイルを添付したメールを誤送信してしまっても、パスワードがない限り、第三者はZipファイルをみることができなくなります。

パスワード付きのzipファイルを解凍しよう

画像は、「picture A」という名前のパスワード付きZipファイルを、デスクトップ上に解凍した例です。

1.解凍したいzipファイルをデスクトップのLhaplusのアイコン上にドラッグ&ドロップします。

2.パスワード入力画面が表示されるので、別メールで送られてきたパスワードをここで入力します。

PFI-207BK ブラック CANON 純正インク

3.解凍されたファイルが同じ場所に新たに作成され、ファイルを見ることができるようになります。

パンドウイット 熱転写プリンタ用コンポーネントラベル 25.4×6.4 白 10000枚入り 〔品番:C100X025KBT〕[7310609]「送料別途見積り,法人・事業所限定,取寄」【代引き不可】

今回は、仕事のメールをさらに快適にするZipファイル機能を紹介しました。

Zipファイルを使えば……
・ファイルの数やサイズを気にせず、まとめて送ることができる。
→まとめて共有するので、送り手も確認する相手も手間が省ける!

【USA在庫あり】 ムースレーシング MOOSE RACING クラッチレバー FLEX DC8 アッセンブリ 赤 0612-0252 JP店
→情報保護もバッチリ!

ただし、パスワード付きでファイルを圧縮するには、専用のソフトウェアが必要なので、注意しましょう。そして、パスワードは作成したZipファイルとは別のメールで送ることが重要です。

また、パスワードなしで圧縮や解凍を行う場合でも、フリーソフトLhaplusを使ったほうが簡単なので、これをきっかけにLhaplusをインストールすることをおすすめします。

トロッターズ レディース ブーツ・レインブーツ シューズ Magnolia Dark Brown

フォーム作成クラウドサービス「Formzu(フォームズ)」を運営しているフォームズ株式会社です。
オフィスで働く方、ホームページを運営されている皆様へ
仕事の効率化、ビジネススキル、ITノウハウなど役立つ情報をお届けします。
  • 【初めての方へ】Formzuで仕事の効率化
  • 【初めての方へ】メールフォームについて
【送料無料】エプソン EPSON インクカートリッジ 4色パック IC4CL76
ISADUBAI.COM RSS